Estructura de un acto

Los actos protocolarios se organizan con ocasión de cualquier evento, conmemoración o acontecimiento por iniciativa de una institución pública o privada, o personas a título individual. Pueden ser oficiales (los que organizan las instituciones públicas) o privados (los que organiza el resto). A su vez, públicos (a están abiertos a la participación de otras personas) o privados (si se circunscriben a un ámbito reducido). Como se sabe, los actos oficiales pueden ser de carácter general o especial.
Según sea el tipo de acto, el desarrollo del mismo varía aunque, por lo general, la estructura del mismo pasa por un recibimiento de invitados, la celebración del hecho que lo motiva con parlamento a cargo del anfitrión e invitado»; de honor y una despedida. Además, debe añadirse la explicación de los objetivos del propio acto y el encuentro entre el que invita y los invitados.
Por lo tanto, la estructura en términos generales será la siguiente:

- Recibimiento de los invitados.
- Ordenación de asistentes.
- Explicación de los objetivos del acto (y visita si procede).
- Ejecución del hecho que lo motiva.
- Parlamento del anfitrión e invitado(s) de honor.
- Encuentro entre anfitrión e invitados (aperitivo, comida, cóctel, buffet» etc.).
- Despedida.

Así pues, lo primero es que el anfitrión reciba a todos los invitados, dándoles la bienvenida, agradeciéndoles su asistencia e indicándoles el lugar donde deben permanecer. Aquí es donde se inicia la segunda fase del acto, la ordenación de los asistentes, que puede tener distintas graduaciones (mínima, media, máxima) en función del tipo de acto. En cualquier caso, siempre debe preverse al menos una mínima ordenación.
Una vez han llegado los invitados, el anfitrión o alguien en su nombre, debe explicar a los asistentes los motivos que originan el acto, ofreciendo una información general (las características de una obra en el caso de un nuevo edificio; las de un producto en la presentación de una campaña). Después, se afronta el objetivo principal de acuerdo a un orden previamente calculado (la botadura del barco, la apertura al tráfico de una carretera, el encendido de un alumbrado público).
Ejecutado el hecho que motiva el acontecimiento, el anfitrión y el/los invitado/s de honor pronuncian sus discursos en el denominado acto institucional.

En este caso, las intervenciones son iniciadas por el propio anfitrión y cerradas por la autoridad o invitado de honor de mayor rango.
Consumido el hecho que origina la invitación, el anfitrión debe propiciar un tiempo de encuentro con sus invitados para que éstos puedan ampliar sus informaciones o contrastar sus opiniones con el resto. Generalmente, este tiempo se posibilita con un vino de honor o cóctel.


Fuente, 2004, p.216.
Bibliografía