A continuación recogemos algunos párrafos destacados, entre los que se encuentra la llamada teoría del seis:
El cambio tan drástico que se ha producido en las relaciones sociales de las empresas con sus accionistas, que cada día demandan mayores y mejores resultados, con sus trabajadores, con las lógicas nuevas necesidades que la sociedad del bienestar demanda, la elevadísima competitividad no sólo nacional sino internacional en cualquier sector económico, las implicaciones de la globalización que inciden directamente en la distinta manera de realizar las acciones de la actividad diaria, el cada vez más protagonista papel de los medios de comunicación, hacen necesario potenciar la actuación protocolaria de cualquier institución como medio fundamental para diferenciarse de los demás, creando en sus estructuras un servicio que realice su actividad profesional de manera distinta a la que se estaba acostumbrado a realizar hace tan sólo unos años.
Éste es el panorama que se vislumbra y las empresas están empezando a demandar un cambio en sus maneras de organizar, implantando una serie de actuaciones amparadas en el protocolo tradicional, sin darse cuenta que solamente podrán llevar a buen puerto sus objetivos, aquéllas que sepan adelantarse a los tiempos mediante la implantación de un nuevo protocolo adaptado a la nueva situación en que nos movemos.
Una de las nuevas herramientas básicas para lograr la manera óptima de transmitir los mensajes al resto de la sociedad, no es otra que el protocolo entendido como una serie de técnicas que, utilizadas debidamente y de manera singular y específica para cada acto que la empresa acometa, permitan la mejor organización del mismo, con el fin de conseguir los objetivos globales en función de la trascendencia pública que la empresa haya decidido tener.
El protocolo estará presente en todas las relaciones que ésta realice, ya sean de manera directa, de tú a tu, por medio de la palabra o a través de diversas actuaciones a realizar que transmitan sensaciones. Deberá sumarse a las líneas de negocio, dotarlas de fuerza y mensaje, de atención personalizada, de cariño, de mimo, de relación, de las cosas bien hechas, reforzando el trato con todos sus públicos y adquiriendo un prestigio en la sociedad de manera general. Una nueva forma de hacer amigos que generará los nuevos valores que se demandan en la actualidad por la sociedad, incidiendo directamente en el prestigio de la marca empresarial o del producto.
Teoría del ‘6’
El nuevo protocolo de la empresa deberá estar basado en seis máximas fundamentales con el objetivo de conseguir la trascendencia adecuada. Seis conceptos que harán que la empresa actual pase del cero (‘o’) que obtendrá una empresa cerrada a innovaciones y adaptaciones, y del que tendrá que partir, si no quiere actuar según las variables del pasado, incorporando los nuevos valores en sus relaciones exteriores abriendo un nuevo camino mediante la apertura a las nuevas formas representado por el rabito que sale de ese cero (‘o’) y que va conformando el ‘6’ precisamente por la excelente utilización de las seis nuevas premisas básicas sobre las que se debe desarrollar y basar el nuevo protocolo, llegando a lograr un ‘6’ perfecto como signo de excelencia y calidad en la gestión protocolaria.
Estas seis premisas básicas son:
Imagen
Proyección
Comunicación
Procedimiento
Rentabilidad
Prestigio
El protocolo de la empresa, llevado con todas sus consecuencias, conseguirá una espléndida y profesional organización del procedimiento a emplear en cualquier actuación, y será la mejor herramienta para que el mensaje llegue al destino que se pretenda consiguiendo minimizar las posibles desviaciones que se puedan producir en el contenido del mensaje a trasladar.
En definitiva, el nuevo protocolo de la empresa, consistirá en la mejor manera de organizar la actividad protocolaria a través de la elaboración de un manual o procedimiento de actuaciones que refleje no solamente la mejor organización de los actos que se hacen en el mundo empresarial, sino todas aquellas cuestiones que cada uno debe tener en cuenta para que, de acuerdo a sus características, su idiosincrasia, su estructura económica, en definitiva todas las variables que afecten a la vida misma de la empresa, consiga transmitir la imagen que pretenda a las distintas personas y entidades a las que se la quiera trasladar, potenciando al mismo tiempo las estrategias previstas en la política global, marcada por sus altas instancias.
El nuevo protocolo quedará implantado en la empresa mediante una estructura organizativa que permita dar forma y proyección a los objetivos para lograr llegar a los públicos que la empresa desea. En primer lugar, deberá definir los objetivos posibles de cualquier entidad privada: fortalecer la imagen, hacer negocios, dar a conocer un producto nuevo, buscar apoyos, acercar la empresa a la sociedad, potenciar relaciones externas, etc.
Una vez diseñadas las estrategias y objetivos, su servicio de protocolo deberá estar conformado por una estructura organizativa que permita realizar lo propuesto. Esta estructura dependerá fundamentalmente de la dimensión y características de la entidad.
Será un protocolo basado en el respeto a las normas y las costumbres, con una estrategia general de acercamiento y transparencia, buscando la sencillez, la sobriedad, y desde luego con una planificación de todas las actuaciones, según los intereses de la compañía. Transmitirá con el evento su estilo y la eficacia de su producto, trasladando, imaginación, futuro, adaptabilidad a los nuevos tiempos, inquietud, acercamiento, calidad, etc. En definitiva, comunicará los valores que en ese momento esté demandando la sociedad.
Técnicamente, utilizará escenarios sencillos y poco recargados que permitan la concentración de los mensajes en los elementos de apoyo que tendrán el dinamismo necesario para poder transmitir la sensación de modernidad, al mismo tiempo que buscará un protagonismo de la identidad corporativa, potenciando no sólo los símbolos, sino los elementos que los realcen.
El transcurrir de cada acto será breve y conciso, pero con gran contenido comercial o institucional. Deberá diseñar eventos que comuniquen por sí mismos con poco discurso y mucho mensaje audiovisual. Será un protocolo que cuide de todos los detalles, pero que no se note, que la propia organización transmita por sí misma eficacia y profesionalidad con una estrategia muy estudiada de la utilización flexible de las técnicas, transmitiendo, en definitiva, dinamismo e imaginación. Deberá, en consecuencia, conseguir incrementar la cuenta de resultados de la empresa, buscando optimizar el retorno que cada acto debe producir, y huyendo de todo aquello que suponga rutina y hacer las cosas porque sí.
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