viernes, junio 26, 2009

Actualización de eventos con nuevas tecnologías

Enrique Dans reflexiona en Nuevos formatos para la organización de eventos, sobre el cambio que está suponiendo la implantación de las nuevas tecnologías en la organizacións y desarrollo de eventos como congresos, conferencias, ferias, etc. 
Su opinión se basa en su experiencia ya que ha tenido oportunidad de vivir de cerca la organización de muchos eventos de todo tipo, tamaño y condición desde muy diferentes puntos de vista: como asistente, como ponente, como patrocinador y como organizador.


Dice lo siguiente:
Los comentarios que siguen se refieren, fundamentalmente, a mi experiencia en el tipo de eventos a los que suelo acudir, centrados en temas relacionados con la tecnología y su impacto. Sin embargo, creo que muchas de las tendencias que voy a comentar se van a ir incorporando, con el tiempo y la difusión tecnológica, a eventos de otras temáticas.
Resulta interesante plantearse cuáles son, en plena “era de la hiperconexión permanente”, las razones para organizar un evento en vivo o para acudir a uno. En la mayor parte de los casos, las razones de los asistentes se relacionan con el denominado networking: intercambio de conversaciones con ponentes o asistentes, en un entorno directo y más allá de lo que la relación virtual ya permite. Obviamente, también existen razones relacionadas con el contenido, o con necesidades como reconocimiento, identidad o pertenencia. Para el organizador, las razones van desde la puramente económica hasta la de la trascendencia o repercusión, cuestiones que pueden además vincularse entre sí de diversas maneras: la inclinación a pagar de asistentes y patrocinadores puede depender en gran medida de la trascendencia del evento, no solo de la calidad del contenido.
Pasemos a evaluar factores implicados sobre todo aquellos que han pasado de no existir o ser puramente anecdóticos a ser hoy en día cruciales en el éxito del evento:
  • WiFi: fundamental, y sin embargo, uno de los temas donde habitualmente se pone menos atención por parte de la organización en eventos de tipo “clásico”. La red debe estar disponible, abierta, ser de acceso cómodo y, sobre todo, estar bien dimensionada. Se trata de la primera norma de hospitalidad en cualquier evento: el asistente quiere estar presente en él, pero eso ya no incluye desconectar completamente de todo. La WiFi permite, además, el desarrollo de otras actividades que redundan en el éxito del evento, como el live-blogging, la subida de fotos, o el uso de Twitter, que extienden el ámbito del evento más allá del lugar de realización del mismo.
  • Diseño de asiento que permita, al menos en determinadas zonas, el uso de un portátil de manera cómoda. Eso incluye, lógicamente, la disponibilidad de enchufes de corriente eléctrica en número suficiente distribuidos en la sala.
  • Videocasting: de nuevo, si el evento pretende puntuar alto en relevancia, es preciso tener en cuenta que hoy en día, las conferencias no solo se producen en la sala en la que físicamente tienen lugar. En algunos eventos en los que he participado recientemente, había más personas en el streaming que en la sala, y esas personas podían, además interactuar con los ponentes y con la sala a través de diversas herramientas. Por supuesto, esto puede impactar el modelo de negocio y requiere un planteamiento del tema que tenga sentido, pero en muchas conferencias puede llegar a ser una pieza fundamental. El videocasting debe contar con una cámara con operador, que pueda enfocar a quien está exponiendo y a quien hace preguntas desde el público, y con un ancho de banda suficiente como para acomodar a un número previsto de seguidores.
  • Backchannel: una de las innovaciones sin duda más importantes del nuevo formato, una pantalla lateral que expone todo aquello que los participantes quieran decir, bien sean participantes en la sala o en remoto a través del videocasting. Existen muchas maneras de hacerlo, pero la más habitual está siendo últimamente Twitter: se establece un hashtag para el evento (una etiqueta que no tenga muchas apariciones en buscadores, como por ejemplo el acrónimo del evento seguido del año de celebración, o alguna variación de los mismos que sea lo más inequívoca e intuitiva posible) que se publica en lugares visibles de la sala y en la web del evento, “si quieres escribir sobre el evento, subir fotos o participar en el backchannel, utiliza la etiqueta “ABCD09″, o “si quieres participar, dirige tus actualizaciones a @ABCD”. A mí este segundo método me parece algo más “seguro”, porque permite en cierta medida excluir a personas que incluyan comentarios molestos o considerados incorrectos, pero en cualquier caso, es importante asumir que la organización entiende que el backchannel no funciona enteramente bajo su responsabilidad, y que en ocasiones pueden darse en él situaciones momentáneamente incómodas. Cuando funciona correctamente, en el backchannel se dan interacciones interesantísimas con ponentes y moderadores: conferenciantes que detienen su secuencia para contestar a preguntas o hacer algún comentario gracioso, aplausos o murmullos de la sala, etc., dotando al evento de un componente bidireccional mucho mayor.
  • Badges o identificadores: como bien comentaba Matt Cutts, los badges deben ser grandes, con el nombre en un tipo de letra mínimo de 7o e impresos por las dos caras. El logotipo y titulo de la conferencia en pequeño (ya sabemos donde estamos y no es el momento de hacer publicidad), y el papel de la persona (asistente, ponente, organizacion, etc.) en pequeñito y con un código de colores. Si la parte social de los eventos toma un papel central, hay que facilitarla: cuando veas venir a una persona hacia ti, tienes que poder ver su nombre con un gesto discreto y sin dejarte los ojos en el empeño.
  • Zona social: en una zona paralela, una sala con posibilidad de picar algo – gratis o no – y con algunas mesas y/o sofás para que los invitados puedan sentarse a hablar, mantener una reunión, etc. Preferentemente, una pantalla debería dar la posibilidad de ver o escuchar lo que está ocurriendo en el salón principal, para tenerlo como referencia o para dar la posibilidad de seguirlo desde allí.
  • Facilidades para los ponentes: no hay cosa más patética que acudir a un evento para ver a un ponente, y que éste se encuentre con que las cosas no funcionan como él quería. La organización debe poder acomodar todos los requerimientos de los ponentes: uso de su ordenador personal o del de la organización, PC o Mac, tipo de micrófono, ratón inalámbrico, disposición del escenario dentro de lo razonable, etc. Es preferible intercalar diez minutos de pausa para acondicionar el escenario que tener un ponente incómodo, que no esté acostumbrado a exponer de una manera determinada. La coordinación con los ponentes antes del evento es fundamental. Si el ponente es la parte fundamental del evento, debe recibir la atención adecuada: tener un único interlocutor, que éste esté presente para solucionar problemas de última hora, planes de contingencia, etc.
  • Actitud de los participantes activos: todo el montaje puede no servir de nada, si la actitud de quienes marcan la pauta desde el escenario no es la adecuada. Desde el primer momento – de hecho, la primera impresión resulta especialmente importante – lo que venga desde el escenario debe estar cuidadosamente planificado para proporcionar una invitación a la bidireccionalidad: los ponentes deben reservar su tiempo para preguntas, o incluso asumirlas durante la charla si lo desean. Las mesas redondas no deben ser sucesiones de presentaciones de cada participante, sino verdaderas mesas redondas. Los moderadores adquieren un papel fundamental, porque se los selecciona no por quienes son, sino por lo bien que estén dispuestos a moderar: buenas preguntas, bien preparadas, sensibles al contexto, con la corrección adecuada pero la dureza necesaria, y con la actitud de querer recoger participación del público, pero cortar lo que no lo sea.
Seguramente se me olviden temas, y estaré encantado de escucharlos. Pero creo que como comienzo, no está mal, y proporciona una cierta idea de cómo la tecnología está cambiando la manera en la que hacemos las cosas, en este caso, en los eventos en vivo. Si cada vez más eventos tienen este tipo de características, creo sinceramente que funcionarán mucho mejor y serán además más provechosos para todos los implicados: asistentes, organizadores, ponentes y patrocinadores.
Los eventos necesitan una mayor la introducción de las nuevas tecnologías para favorecer la experiencia de sus asistentes, aunque dichos eventos no traten sobre temas relacionados con las nuevas tecnologías.

Coste de eventos según objetivos
 Motivos para celebrar eventos presenciales
Simo, los eventos cambian
Pautas generales para la organización de eventos
Técnicas de organización en Protocolo
Fases de la organización de un acto
El programa de protocolo
Filosofía y objetivos de un acto
Preparación de un acto
Estructura de un acto
Gestión de eventos
Eventos. Clasificación y planificación
Conceptos para eventos

viernes, junio 19, 2009

Coste de eventos según objetivos

Raúl Hernandez vuelve a hacer reflexiones sobre eventos. En esta ocasión se hace una pregunta ¿Eventos caros, o eventos austeros?
Dice lo siguiente:

Esta semana han coincidido en el tiempo dos eventos (bueno, seguro que muchos más, pero estos dos son los que me sirven para la reflexión). Por un lado, La Red Innova. Por otro, Brands&Video.
Comentaba hace un rato Gonzalo Martín, impulsor del segundo, que “300 asistentes leo sobre RedInnova, @brandsandvideo tenía 210 inscritos, pasaron unos 150 y creo que no llegamos siquiera al 1% del ppto.” ; “Y, por supuesto, el dato del 1% es una estimación. Nos hemos gastado algo menos de 3.000 euros. Xo no cuentan las horas hombre.”; “No es ni mejor ni peor:solo pienso que eventos austeros y gastar de otra forma puede ser mejor para el tejido de emprendedores.”
Y es que, si atendemos a la imagen que han transmitido ambos eventos, tenemos por un lado un evento “a lo grande”, con gran despliegue de medios, con un propósito generalista (y un tanto disperso, en mi opinión). Y por otro un evento “pequeñito”, con medios limitados (he leído que lo han llegado a etiquetar como “espíritu de garaje”), con una temática muy definida y muy orientado a un perfil muy concreto.
Creo que a la hora de plantear un evento hay dos vectores a tener en cuenta. Uno tiene que ver con el interés intrínseco del evento: ¿tiene un propósito definido? ¿está dirigido a la audiencia adecuada? ¿se han seleccionado contenidos y ponentes de interés? ¿se ha planteado una dinámica que permita desarrollar esos contenidos de forma que, al final, resulte útil para los asistentes?
El otro vector es el externo: el de la localización, el escenario, el despliegue tecnológico, el catering, las actividades lúdicas anexas, las condiciones de viajes y alojamientos, el contar con gente “de relumbrón” para “darle caché”, los esfuerzos de comunicación y marketing…
Le decía yo a Gonzalo, y es el punto al que quería llegar con el post, que para organizar un evento interesante lo fundamental está en el primer vector. El interés intrínseco es condición necesaria, y suficiente, para el éxito. La parte de la fachada no es necesaria (se puede hacer un evento muy interesante sin grandes alardes) ni desde luego suficiente (porque entonces se queda en un bonito fuego de artificio).
A lo que voy es que, si yo tuviera que organizar un evento, todas las prioridades irían a desarrollar el interés intrínseco del mismo (siempre, claro está, ofreciendo unos mínimos en el aspecto logístico). Si luego sobra presupuesto (¿sobra alguna vez?) ya iría a la parte del lucimiento externo. Siempre y cuando, lógicamente, el objetivo sea “organizar un evento útil para sus asistentes”; porque cabe la posibilidad de que haya otros objetivos en la agenda (más relacionados con la visibilidad, notoriedad, etc.) que pueden hacer cambiar las prioridades.
Por supuesto, huelga decir que cabe encontrar eventos con interés intrínseco y que, además, tengan una fachada espectacular. Una cosa no tiene por qué evitar la otra. Aunque yo, no sé por qué, tiendo a tener un cierto prejuicio respecto a las apariencias (en esto como en todo): como si pensase que el esfuerzo realizado en los aspectos externos y superficiales fuese una maniobra de distracción para disimular una cierta mediocridad en lo esencial. Y he de confesar que, por este prejuicio, he sido bastante escéptico con La Red Innova desde el principio, aunque como no he estado no sé hasta qué punto me equivoqué o no.
A la hora de organizar un evento hay que tener muy claro su objetivo principal ya que este establecerá el resto de cosas necesarias entorno a él, incluido el presupuesto. Pero está claro que muchas veces hay actos muy costosos que no cumplen su objetivo y a la inversa. Por lo tanto nunca se debe olvidar el objetivo principal de la organización del eventos ya que esa es su razón de ser.

Motivos para celebrar eventos presenciales
Simo, los eventos cambian
Caloosh, herramienta web para eventos y fiestas
Pautas generales para la organización de eventos
Técnicas de organización en Protocolo
Gestión de eventos
Eventos. Clasificación y planificación
Conceptos para eventos

miércoles, junio 17, 2009

Grupos de Trabajo de la Asociación para el Estudio y la Investigación del Protocolo Universitario 2009

La Asociación para el Estudio y la Investigación del Protocolo Universitario tiene varios Grupos de Trabajo que se encargan de investigar científicamente diversos temas relacionados con el protocolo y el ceremonial universitario.
A continuación presentamos una tabla informativa de la relación de los nuevos grupos de trabajo del año 2009:


GRUPOS DE TRABAJOObjetivosActividades inmediatasMiembros
NUEVAS TECNOLOGÍAS

Canalizar toda la información acerca de la Asociación y su actividad.
Conocer los nuevos instrumentos que aportan las nuevas tecnologías de la información y la comunicación

- Perfeccionamiento y actualización de la página WEB.
- Recepción de las aportaciones de todas las universidades.
- Actualización de los buzones de correo electrónico.

Belén Sánchez Menasanch UA belen.sanchez@ua.es
Silvia Fernández Megino UAB silvia.fernandez@uab.es
Jerónimo Hernández de Castro USAL
jero@usal.es
ELABORACIÓN DE UN MANUAL BÁSICO PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS UNIVERSITARIOSPreparar un documento sobre protocolo universitario que respete las peculiaridades de cada universidad.
- Elaborar un manual de sugerencias sobre protocolo universitario.

Marisa Corcuera Mendoza UBU protocolo@ubu.es
Josefina Gómez Palenzuela ULL jfgomez@ull.es
COLORES ACADÉMICOS
Conocer la problemática que la actual dispersión cromática plantea a todas las universidades.
Plantear propuestas de solución.
- Elaboración de un documento actualizado sobre la realidad actual.
-Plantear cuestiones sobre el uso de los símbolos académicos.

Francisca Saravia Gónzalez UCO protocolo@uco.es
Jerónimo Hernández de Castro USAL jero@usal.es
VINCULACIÓN CON LA CRUE Y DESARROLLO ESTATUTARIOAvanzar de cara al ingreso en la CRUE de acuerdo con lo establecido en la asamblea celebrada en 2005 en la Universidad de Cantabria.
- Envío de información y documentación a la secretaría general de la CRUE .
- Perfeccionamiento del marco normativo de la Asociación.

Marisa Corcuera Mendoza UBU protocolo@ubu.es
María Teresa Galino Mateos UCM omayor@pas.ucm.es
Dolores Morell Sanz UC3M
dolores.morell@uc3m.es
CALIDAD
Reflexionar sobre el ámbito de la calidad y sus implicaciones en nuestra actividad.
- Establecer contacto con la ANECA de cara al planteamiento de actividades, formación, etc. Ana Recio Gómez UPO
anrecgom@gob.upo.es
Salvador Peña UPO spenad@udc.es
DOCUMENTACIÓNRecopilar normativas, legislación e información de interés.- Incorporar el material disponible a la página WEB.Javier Irigoyen UNAV
jirigoyen@unav.es


Grupos de Trabajo de la Asociación para el Estudio y la Investigación del Protocolo Universitario 2008
Grupos de Trabajo de la Asociación para el Estudio y la Investigación del Protocolo Universitario 2007
Grupos de Trabajo de la Asociación para el Estudio y la Investigación del Protocolo Universitario

lunes, junio 08, 2009

Evento Days 2009

Evento Days, celebrará su tercera edición el 8 y 9 de julio en el Palacio de Deportes de Madrid. Un espacio diseñado por el Grupo eventoplus, en el que se darán cita los organizadores de eventos de España y Portugal con los proveedores de servicios y productos más originales, todo esto acompañado de un programa formativo de calidad.


e-days es una plataforma de comunicación con alta visibilidad y rentabilidad además de la posibilidad de contacto directo con los clientes.
El salón de este año refleja el auge de un mercado que crece pese a la nueva situación económica. Según las estimaciones de Grupo Eventoplus, el mercado de eventos mueve en España una cifra cercana a los 6.000 millones de euros anuales.
Hay más de mil agencias especializadas en la organización de grandes eventos (sin contar actividades como cenas de empresa), y existen como mínimo 25.000 profesionales en activo que se dedican a la organización de eventos, en agencias o en departamentos internos de empresas.
Destaca el dato del elevado porcentaje de presencia femenina en la industria española de los eventos. Frente a una economía en la que las mujeres ocupan el 41 % de los puestos de trabajo, en el sector eventos la ocupación femenina es del 64 %, aunque ellas sólo ocupan un 35 % de los puestos directivos. Por otra parte, una de cada cinco empresas españolas de más de 100 empleados tiene una persona en plantilla dedicada a la organización de eventos.
España y Barcelona ocupan puestos privilegiados como país y ciudad que más eventos internacionales recibieron durante el 2008. Ningún otro destino aparece entre los tres líderes como país y como ciudad. EE.UU. ocupa el primer puesto como país (507 reuniones internacionales), seguido de Alemania (402) y España (347) que sube dos puestos y adelanta a Francia y al Reino Unido. Como ciudades, París y Viena comparten el primer puesto (139 eventos internacionales), y muy cerca sigue Barcelona, que asciende dos lugares gracias a haber incrementado en 30 el número de reuniones (136 reuniones).



Feria Event 2009
Eventoferia 2009
Feria EIBTM
Eventoferia
Feria Event